En todos los años que llevo trabajando, una de las actividades que más suelen trastocar mis planes de trabajo son las reuniones. Sobre todo en las empresas que tienen cierta edad (sobre todo en las grandes empresas), las reuniones pueden llegar a convertirse en un problema por el abuso de las mismas y por no organizarlas adecuadamente (sin orden del día, sin documentos que se envían previamente para que se revisen antes de la reunión…), lo cual se traduce en que todos los que asisten a la reunión pueden estar malgastando tiempo que se podría haber dedicado a trabajar en algo útil y productivo para la compañía.
Este problema que normalmente asociamos a las grandes compañías e, incluso, a las administraciones públicas, es algo que también puede llegar a amenazar a las startups y hacer que éstas pierdan tiempo en reuniones estériles que, realmente, se debería emplear en hacer crecer la compañía: validar el modelo de negocio, captar nuevos clientes o recoger el feedback que nos aportan los usuarios para mejorar nuestro producto o nuestro servicio.
Entiendo que hay que reunirse de vez en cuando para poner en común resultados o estrategia; sin embargo, en un grupo pequeño (y las startups en su etapa inicial son unidades organizativas pequeñas), la «reunionitis» (entiéndase por el exceso de reuniones que nada tienen que ver con las reuniones eficaces) es algo que jamás debería darse y, en el que caso que se esté dando, es una práctica que se debe eliminar.
En una gran empresa, es normal que haya reuniones entre miembros de un mismo equipo (coordinación) y también entre departamentos que se prestan servicios entre sí (atención al cliente con operaciones, por ejemplo).
Sin embargo, las reuniones en una startup, donde el equipo es pequeño y debe funcionar de manera ágil, los objetivos deberían estar tan claros que no debiera ser necesario paralizar la actividad para reunirse de manera constante (y mucho menos cada día pasarse horas reunido).
El problema de las reuniones en una startup
Cuando estás reunido dándole vueltas a lo mismo, realmente, la empresa está paralizada: no se desarrolla y no se trabaja en captar usuarios. Dicho de otra forma, ¿tiene sentido que una startup mantenga 3 reuniones de socios cada día? Una reunión a primera hora, otra a mediodía y otra al terminar la jornada no es nada lógico; entiendo que hay que marcarse objetivos pero, para darse un reporte, no es necesario pararlo todo y, en el caso de ser necesario revisar datos, habría que hacerlo de manera ejecutiva.
Una startup que, en su forma de funcionar, adopta los vicios de una gran compañía, creo que tiene un gran problema. Precisamente, una startup se caracteriza por ser dinámica y funcionar de manera ágil; es una organización flexible que está orientada al trabajo por objetivos y, con esta orientación, habría que establecer las reuniones.
Evita que las reuniones hagan perder tiempo productivo en tu startup
Una reunión mal gestionada puede ser una gran consumidora de tiempo que habría que dedicar al negocio. Por tanto, habría que partir de 3 bases fundamentales para que las reuniones de una startup no sean improductivas:
- Las reuniones deberían partir de un orden del día y una agenda clara en la que todos los asistentes tengan clara cuál debe ser su aportación
- La conclusión de una reunión deben ser actuaciones y objetivos claros. Una reunión es un fracaso absoluto si la conclusión de la misma es que hay que volver a reunirse
- Una reunión tiene una hora de inicio y una hora de fin. Las reuniones que nunca tienen una hora de finalización son una pérdida de tiempo que no llevan a nada; hay que marcar en el inicio un tiempo máximo de duración de la reunión (más de 1 hora genera reuniones improductivas)
En Google mantienen una metodología para las reuniones que es bastante interesante y que creo que vale la pena tener en cuenta.
En una reunión de Google, queda siempre claro qué tareas se han generado y quiénes son los encargados de las mismas (nada se queda en el aire o sin un responsable claramente identificado), nunca van más de 10 personas por reunión (similar a la regla de las 2 pizzas de Jeff Bezos) y, además, siempre que se puede se evitan las reuniones.
¿Cómo evitan en Google que se celebre una reunión? Si hay que tomar decisiones, nunca hay que esperar a convocar una reunión; simplemente hay que enfrentarse a la toma de decisiones.
¿Y por qué optan por esta vía? Si posponen la decisión a la convocatoria de la reunión, el proyecto se paraliza y, por tanto, se pierde velocidad en la compañía. Si no queda más remedio que tomar la decisión en conjunto, hay que hacer todo lo posible para que la reunión se celebre sin demora.
Steve Jobs planteaba en Apple algo parecido, reuniones con pocos asistentes en las que siempre quedaba claro quién era el responsable de cada tarea y donde además se trataban las cosas de manera directa (sin posibilidad de esconderse tras un Power Point).
En 99u recopilaron las pautas clave de varias empresas tecnológicas a la hora de abordar sus reuniones y, la verdad, muchas tienen puntos en común que deberíamos adoptar en nuestra organización.
Controlando la periodicidad de las reuniones en una startup
Que cada mañana exista un briefing no es una mala práctica, es una buena forma de repasar los indicadores del día anterior, cuantificar el cumplimiento de objetivos y plantear las actuaciones del día.
Si el briefing se transforma en una reunión de 2 horas cada día, entonces estaremos perdiendo el tiempo y hablando de cosas que no aportan nada al negocio; un encuentro así debe ser breve, 10-15 minutos.
¿Cuándo deberíamos repasar el estado de nuestro proyecto? Aunque es algo que depende del estado del proyecto, las reuniones quincenales son una buena idea si lo que queremos es repasar el cumplimiento de objetivos y las líneas principales de trabajo que planteamos para la siguiente quincena. También debería ser una reunión rápida que no sobrepase la hora, algo donde poner en común (de manera ejecutiva y apoyándonos en un par de slides) qué se ha hecho y qué vamos a hacer.
Si el equipo de la startup es amplio y trabajamos con una estructura dividida en áreas (desarrollo, expansión, comunicación, etc), quizás podría ser interesante establecer un briefing semanal para organizar las tareas y objetivos de la semana; una actividad orientada a alinear esfuerzos y que no paralice la actividad.
Estableciendo estos encuentros pautados, con las normas que hemos visto anteriormente, obtendremos como resultado reuniones eficaces que sí que van a aportar valor a nuestro negocio. Aprovecharemos el tiempo y generaremos una cultura de empresa en la que las reuniones dejarán de ser un agujero negro para la productividad.
Si en algo debemos aprender de las grandes corporaciones y las administraciones públicas es no instaurar las mismas malas prácticas con respecto a la gestión de las reuniones. Si una startup es ágil, las reuniones en una startup también deberían serlo y, por tanto, servir de palanca para contribuir al crecimiento de nuestro negocio.
Imágenes: Thomas Watson Steen (Flickr), Jim Larrison (Flickr) y Dilbert by Scott Adams
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