Organízate de una manera eficaz con Feng Office

A cualquier persona u organización que maneja cierto volumen de información, tareas o proyectos, se le plantea la necesidad de organizar su tiempo, sus prioridades y sus recursos de una manera cómoda y sencilla. Es muy común que las empresas dediquen cierto tiempo a la revisión de sus procesos y a la búsqueda de herramientas que faciliten su gestión. La gestión del tiempo y la organización de las tareas son problemáticas comunes en cualquier ámbito, ya sea en el sector público, en el privado o en la vida personal de cada uno, problemas que se complican cuando, además, tenemos que coordinarnos con otros compañeros o equipos de trabajo.

1. ¿Qué es la gestión de tareas?

Podríamos decir que la gestión de tareas consiste en identificar aquellas acciones o actividades que requieren de alguna intervención por nuestra parte (por ejemplo, comprar el pan de regreso al trabajo) y asignarles una prioridad y una planificación temporal.

Muchas veces se piensa que escribir un listado de tareas es gestionar, pero eso no es cierto. La clave en la gestión de tareas está en la priorización y la calendarización de las mismas.

Existen muchos métodos para gestionar tareas y mucha literatura (en papel y en electrónico) sobre el tema, si bien, existe una metodología denominada GTD (Getting Things Done), que popularizó David Allen en su libro “Organízate con Eficacia”, que simplifica mucho las cosas, es muy sencilla de aplicar y ofrece unos resultados muy satisfactorios.

2. ¿Qué necesito para gestionar tareas?

Bueno, realmente no existe una única manera de gestionar tareas, cada persona, cada equipo o cada organización usa lo que realmente le funciona. Los hay que no usan nada, los hay que usan una nube de post-its que pueblan su mesa cual sembrado de trigo, los hay que usan su cuaderno o los hay que utilizan alguna aplicación.

Aplicaciones para gestionar tareas podemos encontrar muchas, Remember the milk, Webcollab, el gestor de tareas de MS Outlook, DotProject, etc. Sin embargo, cuando tenemos que trabajar en coordinación con más personas necesitamos algo que permita un trabajo colaborativo y en línea.

3. Gestionar tareas en línea. Colaboración.

¿Es importante la colaboración entre miembros de un equipo de trabajo?, está claro que sí, la suma de todos genera mejores resultados, por tanto, es fundamental estar bien coordinados con nuestros compañeros. ¿Y si trabajamos solos?, bueno, teniendo en cuenta que la movilidad es un factor importante hoy en día y que disponemos de múltiples dispositivos para conectarnos a internet, una herramienta on-line nos permitirá poder acceder a nuestra lista de tareas (el famoso “to-do”) desde cualquier lugar y añadir/completar tareas de la misma forma.

Cuando trabajamos en grupo, existen tareas que son de nuestra responsabilidad (las tenemos asignadas) pero hay veces que no podemos completarlas si necesitan de una acción de un compañero o de un jefe o de un proveedor, etc.. una gestión eficiente de los posibles estados de la tarea nos ayudará a tener una visión rápida del estado de un proyecto: tengo 2 tareas atrasadas, hay una tarea pendiente de un compañero, etc. Imagina un proyecto en el que participen personas que están sentadas en distintos países, sin una herramienta colaborativa, sería imposible!!.

4. Organicemos nuestras tareas en línea con Feng Office.

Feng Office es una herramienta on-line y de código abierto para la gestión de tareas. El entorno de funcionamiento es muy sencillo ya que está desarrollada en PHP y utiliza base de datos MySQL, por lo que podemos instalarla en cualquier servidor web (tiene los mismos requisitos que WordPress, Joomla! o Drupal) y además es de código abierto, por lo que existe una comunidad desarrollando nuevas funcionalidades, mejorando y depurando la aplicación y escuchando las sugerencias de los usuarios.

Nada más entrar en la aplicación, encontramos un calendario resumen con las tareas que tenemos dadas de alta en el sistemas, las tareas en curso, notas y, si lo deseamos, las tareas que llevamos con cierto retraso. En la columna izquierda podemos observar que tenemos un árbol con las distintas áreas de trabajo que tengamos dadas de alta, por ejemplo, nuestros proyectos, nuestras tareas personales, etc y, justo debajo, una serie de etiquetas que podemos agregar a cada tarea para identificarla de una manera rápida o identificar su estado.

La verdad es que esa libertad en la configuración del espacio personal de trabajo es uno de los puntos fuerte de esta herramienta, ya que cada usuario puede disponer las tareas de la manera en la que se sienta más cómodo. Si nos sentimos cómodos con la herramienta y su manejo, podremos llevar las tareas al día de una manera mucho más eficaz.

Dar de alta una tarea es muy sencillo, tan solo hay que pulsar en la pestaña “tareas”, donde veremos un listado de todas las tareas y podremos filtrar por usuarios, completas o incompletas, etc y ahí pulsar sobre “nueva tarea”, donde se nos presentará un formulario en el que como mínimo tendremos que poner un título para la tarea, pero siendo ordenados, debemos añadir fecha inicio, final, una descripción y el área de trabajo (proyecto) al que vamos a asignar esa tarea.

Tras varios meses de uso de la herramienta, me siento muy cómodo con su uso y la comunicación con mi equipo de trabajo ha mejorado mucho, ya que no siempre tenemos ocasión para vernos y ponernos al día. Además, emplear un poco de tiempo en organizar el día a día y planificar, es una inversión que nos generará grandes beneficios a corto plazo (mejor organización, posibilidad de disfrutar de más tiempo libre, etc)
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